Registratura

Napi ügymenet támogatása

A program funkcionalitásának, felhasználói felületének megtervezését egy ügyvédi irodával közösen végeztük el és a legfontosabb szempont a napi ügymenet hatékony támogatása volt. Mindezt egy olyan programmal szándékoztuk megvalósítani, amely mentes minden felesleges, bonyolult funkciótól, egyszerű, mert csak azzal foglalkozik, amire leginkább szükség van: az iktatókönyv és a kapcsolódó dokumentumok gyors elérhetőségével, rendszerezett, biztonságos nyilvántartásával.

Főbb funkciók

A napi munka során az egyik leggyakrabban elvégzendő feladat, hogy adott ügyhöz kapcsolódó dokumentumokat kell elővennünk. Ez vagy a számítógépünkön megtalálható elektronikus dokumentumok megnyitását, vagy a papír formában létező iratok irattárból való elővételét jelenti. Ezt a Registratura egy hatékony keresővel segíti. Mint ahogy ez a jobb odali kis animációban is látható, az iktatott ügyirat megtalásához legtöbb esetben elég csak héhány billentyűt leütnünk a számítógépen és azonnal megjelennek a feltételeknek megfelelő ügyiratok. A megkapott iktatószám ismeretében az irattárból az ügyirat ezután már előkereshető, illetve egy kattintással a dokumentumokat tartalmazó könyvtár megnyitható.
Az elektronikus dokumentumok előállítása sokszor nem egy üres Word dokumentum létrehozásával kezdődik, hanem vagy egy korábbi hasonló, vagy egy erre előkészített "sablon" dokumentum megkeresésével és átmásolásával egy másik könyvtárból. A Registratura a könyvtárak létrehozását, a sablon fájlok bemásolását is támogatja megsprólolva ezzel ismét egy sor egérkattintásból álló procedúrát.

A Registratura jelenleg egy-, és többfelhasználós változatban létezik. A két változat a felhasználói felületben csaknem azonos, a különbség a technikai háttérben van.

Egyfelhasználós változat

Az egy-felhasználós változat azt jelenti, hogy az iktatás (ügyiratok felvétele, módosítása) egy gépen történik, azaz az adatok rögzítését, módosítását egy személy végzi. Az adatokat emellett lekérdezés céljából más gépekre is át lehet vinni, ebben a tekintetben a Registratura használatára nincs korlátozás, viszont ezeken a lekérdező gépeken nem szabad iktatni, mert akkor két egymás állapotáról semmit sem tudó program azonos iktatószámokat adhat eltérő ügyeknek!

Többfelhasználós változat

Ha az iktatást Ön több gépen, egy helyi hálózatban más munkatársakkal párhuzamosan szeretné használni, akkor indokolt lehet a többfelhasználós változatot választani. Ennek telepítése, beállítása lényegesen több szakértelmet igényel, mint az egyfelhasználós változat.

Adatvédelem feladatai

Az adatok védelme alapvetően két dolgot foglal magába. Egyrészt jelenti az adatok biztonságos megőrzését (az adathordozók fizikai sérülése, vagy vírustámadás bekövetkezte után is legyenek visszaállíthatók az adatok), másrészt pedig arra vonatkozik, hogy megpróbálja meggátolni az illetéktelen hozzáférést. Az adatmegőrzés céljára a Registratura on-line mentési szolgáltatást nyújt, az illetéktelen hozzáférés elleni védelmet pedig titkosítással oldja meg.

On-line mentés / helyreállítás

A Registratura beállítható időközönkét a teljes iktatási adatállományt előzetes titkosítás után felküldi a felhőbe (Registratura szerverére), ahonnan szükség esetén bármikor letölthető. Ez a funkció az adatok bármilyen okból szükségessé váló helyreállíthatóságán túl lehetővé teszi az adatok megosztását is. Pl. egy aszisztensi gépen folyik az iktatás, onnan történik a rendszeres on-line mentés a szerverre, ahonnan az adatbázis más gépekre is letölthető és ezzel azokon is lekérdezhető válik.

Titkosítás

A Registratura az on-line mentés adatait a felküldés előtt, még az asztali gépen titkosítja. Ez azt jelenti, hogy a jelszó ismerete nélkül az adatokat gyakorlatilag nem lehet visszafejteni. Így hiába fér esetleg hozzá valaki illetéktelenül a szerveren található állományokhoz, a titkosítást nem tudja feloldani. Nagyon fontos viszont a jelszó megörzése, mert ha az elveszik, akkor a titkosítás feloldása még a Registratura fejlesztőinek segítségével sem lehetséges. (Semelyik olyan WEB-es felületen keresztül használható rendszer, amelyik az adatok titkosítását a szerveren végzi, nem tudja garantálni az adatok hozzáférhetetlenségét, mert az elvi és sok esetben a gyakorlati lehetőség is meg van arra, hogy a jelszóhoz más is hozzáférjen.)